这儿讲的会议信息不是指开幕词、作业陈述、闭幕词等现已构成的文件中所包括的对比老到、会集的信息，而是指通常与会人员说话中所供给的零散、松懈的信息，秘书应对此加以搜集和编发。然而换言之，我们应该深入了解会议室管理系统的发展规律，为整个行业带去新的生机，让市场焕发生机。
会议信息具有沟通、深化、反应作用，以及供给选择计划依据、贮存各杏等功能。与会者通常来自不一样的部分、单位、系统或区域，他们了解各种不一样的状况，又通常有自己的见地和心情。因此，他们的说话及听取其他人说话就具有互相沟通的作用。
与会者互相沟通的一起，一定有个知道深化的进程。一样的定见能够互相补足、与会者互相沟通的一起，一定有个知道深化的进程，、一样的定见能够互相补足、完善、老到；不一样的定见能够互相启示、参议、争辩、批改。经过沟通迷糊的定见变得叫朗，不合的观念也能够获得一起。
与会者大多数来自底层，来自出产、，作业的第一线，他们所供给的状况、定见，自身就是对社会实践的反应，又通常具有更广泛的代表性，因此值得高度重视。
与会者信息中的准确、合理有些，应被会议主席或与会的领导者吸收、选用，作为制定政策、战略或批改选择计划的依据。由于实践是检验真理的唯一标准，逐个切办理作业的根柢进程就是选择计划一实施一反应再三选择计划再三实施再三反应的进程。
与会者信息中能够有一有些暂时对选择计划不起作用，但只要是真实的、重生的、有代表性的或确有见地的，也应加以重视，需求搜集、拾掇、立卷、归档，以备日后覆按之用。